6 lưu ý khi thiết kế khu vực lễ tân hoàn hảo cho văn phòng của bạn

Ấn tượng đầu tiên luôn quan trọng. Bạn muốn thiết kế quầy lễ tân hoàn hảo mà không có bất kỳ sai sót nào. Khi khách hàng đến thăm khu vực lễ tân của bạn đầu tiên, họ sẽ cảm nhận như thế nào?

Đây là cơ hội để gây chú ý, tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng. Vì vậy điều quan trọng là bạn phải tạo một ấn tượng độc đáo, đáng nhớ trong mắt khách hàng. Dưới đây là 6 lưu ý khi thiết kế khu vực lễ tân hoàn hảo cho văn phòng để gây ấn tượng trong mắt đối tác, khách hàng.

Chỗ ngồi

Hãy đặt mình vào vị trí của một khách hàng để có những đánh giá khách quan về thiết kế chỗ ngồi ở khu vực lễ tân của bạn. Bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

– Có đủ số ghế tối thiểu cho khách hàng không? Hãy lên kế hoạch để chuẩn bị chu đáo số ghế ngồi để khách không phải đứng khi chờ đợi.
– Nên dùng ghế tựa hay ghế sofa? Nếu sử dụng ghế sofa thì dùng chất liệu (vải, nỉ,…) gì?
– Nên sử dụng ghế có tay hay không tay? Khi ngồi ghế, khách hàng có cảm thấy thoải mái không?
– Có ghế cho khách hàng ở mọi kích cỡ không?….

Bạn cần đảm bảo khu vực ngồi chờ luôn sạch sẽ, sắp xếp bàn ghế ngay ngắn để gây cảm giác trang trọng, thoải mái cho khách hàng.

Khu vực lễ tân cần đảm bảo ghế chờ cho khách hàng, đối tác
Khu vực lễ tân cần đảm bảo ghế chờ cho khách hàng, đối tác

Bàn quầy lễ tân

Bàn quầy lễ tân là tâm điểm của khu vực lễ tân của bạn. Bàn quầy nên được thiết kế độc đáo nhưng phải đảm bảo đủ không gian để hoàn thành công việc của nhân viên lễ tân.

Nhân viên lễ tân của bạn có sử dụng những thiết bị hỗ trợ không? Ví dụ như điện thoại, tủ hồ sơ, các vật dùng văn phòng khác. Hãy sắp xếp các thiết bị cần thiết một cách gọn gàng, khoa học để đảm bảo nhân viên của bạn sẽ làm việc một cách hiệu quả nhất.

Màu sắc

Hãy xem xét về cách các màu sắc khác nhau ảnh hường đến khu vực lễ tân của bạn. Mỗi màu sắc đều mang một sắc thái và biểu đạt ý nghĩa khác nhau. 

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng – khu vực lễ tân này thể hiện sự uy tín, tin cậy của công ty bạn. Nó phải mang màu sắc riêng, ý nghĩa thương hiệu của bạn. Hãy chọn nhưng gam màu nhẹ nhàng hay gam màu theo logo công ty bạn, để gây ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.

Màu sắc khu vực lễ tân được thiết kế theo logo công ty tạo sự độc đáo, gần gũi
Màu sắc khu vực lễ tân được thiết kế theo logo công ty tạo sự độc đáo, gần gũi

Ánh sáng

Nếu khu vực lễ tân của bạn có những ánh sáng tự nhiên xuyên vào – hãy tận dụng nó và sử dụng thêm rèm cửa nếu bạn cảm thấy cần ánh sánh nhẹ hơn.

Ngược lại, khu vực lễ tân của bạn không có ánh sáng tự nhiên, hãy chọn ánh sáng dịu nhẹ từ những bóng đèn LED, đèn treo tường, đèn bàn,… để có cảm giác tự nhiên hơn.

Tùy thuộc vào không gian khu vực lễ tân, để bố trí ánh sáng cho hợp lý. Nhưng hãy đảm bảo có nhiều ánh sáng trong không gian, để khách hàng của bạn cảm thấy ấm áp, thư giãn.

Phụ kiện

Hãy đảm bảo khu vực lễ tân của bạn có đủ thiết bị cần thiết khi khách hàng muốn sử dụng. Bàn ghế ngồi chờ, có chỗ trống không? Để khách hàng của bạn có thể đặt hồ sơ dự án, túi xách hay đồ uống.

Hoặc tạo một bầu không khí chào đón bằng nước đóng chai, khăn giấy, những tờ báo,… Làm không khí trở nên thoáng mát, dễ chịu bằng tinh dầu thơm, hoặc hoa tươi,… Và có thể, hãy đóng khung một số giải thưởng, bằng khen treo ở một vị trí dễ tiếp cận để khẳng định thêm uy tín, chuyên nghiệp của công ty bạn.

Khu vực lễ tân cần trang bị chu đáo chào đón khách hàng
Khu vực lễ tân cần trang bị chu đáo chào đón khách hàng

Công nghệ

Khách hàng ngồi ở khu vực lễ tân, nếu không có gì để làm thì không chỉ nhàm chán mà còn gây mất điểm.
Cân nhắc sử dụng thêm thiết bị máy tính hoặc cấp mật khẩu truy cập wifi để khách hàng có thể lướt facebook, kiểm tra email,.. trong lúc chờ đợi. Hoặc lắp một chiếc tivi lớn khu vực ngồi chờ cũng là một lựa chọn tuyệt vời.

Với 6 lưu ý đã liệt kê trên bài viết, hy vọng bạn đã nắm được những điều cần tránh và có những ý tưởng thiết kế khu vực lễ tân riêng của công ty bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để triển khai những ý tưởng tuyệt vời của bạn. Chúng tôi rất sẵn lòng được làm việc với bạn.