Thiết kế văn phòng 20 người cần tính từ số lượng nhân sự, cách các bộ phận làm việc với nhau và đặc điểm mặt bằng thực tế. Hai doanh nghiệp cùng có 20 người nhưng cách bố trí bàn ghế, phòng họp hay khu tiếp khách vẫn khác nhau vì nhu cầu sử dụng không giống nhau.

Điều cần quan tâm trước khi mua nội thất là sơ đồ sử dụng. Nhóm nào cần ngồi gần nhau, vị trí nào cần sự yên tĩnh, khách bước vào từ đâu, phòng họp đặt ở đâu và tủ hồ sơ nằm vị trí nào đều nên được xác định trên mặt bằng trước. Khi những vị trí này rõ ràng, việc chọn kích thước bàn, loại ghế, vách ngăn hay tủ cũng dễ hơn nhiều.

1. Thiết kế văn phòng 20 người cần những khu vực nào?

Với 20 nhân sự, phần lớn diện tích vẫn dành cho khu làm việc. Phòng họp, tiếp khách và lưu trữ được bố trí theo nhu cầu sử dụng thay vì chia diện tích theo một tỷ lệ cố định.

Khu làm việc cần đủ 20 vị trí nhưng không nên chỉ tính diện tích mặt bàn. Phía sau ghế phải có khoảng trống để đứng lên, kéo ghế và đi lại. Khoảng cách giữa các cụm bàn cũng cần đủ để nhân viên di chuyển mà không ảnh hưởng người đang làm việc.

Phòng họp đặt ở vị trí thuận tiện cho cả nhân viên và khách. Công ty thường họp nhóm nhỏ thì không cần dành một diện tích quá lớn cho phòng họp 10–20 người.

Khu tiếp khách thường nằm gần cửa vào. Cách bố trí này giữ hoạt động của khách ở khu vực phía trước, hạn chế việc khách phải đi sâu vào khu làm việc.

Khu lưu trữ dành cho tủ hồ sơ, máy in và những thiết bị dùng chung. Những hạng mục này nên được tính vào sơ đồ ngay từ đầu vì chỉ cần vài chiếc tủ lớn đặt sai vị trí cũng làm lối đi bị thu hẹp đáng kể.

2. Các phương án thiết kế văn phòng cho 20 người

2.1 Không gian làm việc tập trung

20 chỗ ngồi được chia thành các cụm bàn trong cùng một không gian. Thay vì để tất cả nhân viên ngồi thành một dãy dài, bàn thường được gom theo nhóm từ 4–6 người để tạo sự liên kết rõ hơn.

Nhóm kinh doanh ngồi cạnh nhau, nhóm marketing ngồi cùng khu vực, nhóm dự án hoặc kỹ thuật cũng có một cụm riêng. Những người thường xuyên trao đổi sẽ không phải đi qua cả văn phòng chỉ để hỏi một vấn đề nhỏ.

Ở giữa các cụm bàn nên giữ một lối đi chính. Tủ thấp hoặc vách thấp đặt giữa một vài khu vực sẽ tạo khoảng phân chia vừa đủ mà không làm mặt bằng bị chia vụn.

Máy in và tủ tài liệu dùng chung nên đưa về sát tường hoặc một vị trí trung tâm dễ tiếp cận. Cách sắp xếp này đặc biệt hiệu quả với những môi trường làm việc cần trao đổi liên tục và không muốn nhân viên bị ngăn cách bởi quá nhiều phòng kín.

2.2 Chia theo nhóm hoặc phòng ban

Khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận, việc đặt toàn bộ 20 người cạnh nhau chưa chắc tạo ra sự thuận tiện. Sơ đồ nên bắt đầu từ mối liên hệ giữa các phòng ban.

Ví dụ, kinh doanh và marketing thường xuyên trao đổi về khách hàng nên đặt gần nhau. Kế toán cần không gian ít người qua lại hơn thì đưa về khu phía trong hoặc một góc yên tĩnh. Bộ phận hành chính có thể đặt gần khu lưu trữ, máy in và những thiết bị dùng chung.

Không nhất thiết mỗi phòng ban phải có một phòng riêng. Với 20 người, cụm bàn kết hợp vách thấp thường đủ để tạo ranh giới. Phần diện tích dành cho tường và cửa được giảm xuống, còn nhân viên vẫn nhận biết rõ khu vực làm việc của từng bộ phận.

Cách thiết kế văn phòng 20 người theo nhóm như vậy cũng thuận lợi khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu nhân sự. Chỉ cần điều chỉnh cụm bàn thay vì phải sửa lại cả hệ thống phòng.

2.3 Kết hợp khu làm việc và phòng họp

Phòng họp nên được đặt gần cửa khi văn phòng thường xuyên đón khách. Khách bước vào có thể đi thẳng đến khu tiếp khách hoặc phòng họp mà không phải đi qua hàng loạt bàn nhân viên.

Bên trong, 20 nhân sự vẫn sử dụng khu làm việc chung. Phòng họp chỉ lấy phần diện tích cần thiết cho số người sử dụng thường xuyên.

Chẳng hạn, công ty có 20 người nhưng các cuộc họp chủ yếu dành cho quản lý và một vài nhân sự phụ trách dự án thì phòng họp 6–8 người đã đáp ứng phần lớn nhu cầu. Những cuộc họp đông người có thể sử dụng không gian linh hoạt khác khi cần.

Với mặt bằng không rộng, vách kính là lựa chọn đáng tính đến vì vẫn tạo được sự tách biệt mà không làm khu làm việc phía ngoài bị tối. Bàn họp, màn hình và ổ điện cũng cần được đặt cùng vị trí ngay từ khi lên sơ đồ để tránh việc kéo dây hoặc thay đổi nội thất sau này.

2.4 Tối ưu cho mặt bằng diện tích hạn chế

Mặt bằng nhỏ không nên bắt đầu bằng việc cố nhét đủ 20 chiếc bàn. Trước tiên phải xác định lối đi chính, cửa ra vào và những vị trí không thể thay đổi như cột, cửa sổ, điều hòa hay hộp kỹ thuật.

Sau đó mới đưa bàn vào từng khu vực.

Bàn làm việc nên ghép thành cụm để giảm phần diện tích bị bỏ trống giữa các vị trí. Tủ hồ sơ đưa sát tường, máy in gom về một khu vực và những món nội thất ít sử dụng không chiếm vị trí trung tâm.

Phòng họp trong mặt bằng nhỏ cũng nên tính theo nhu cầu thật. Một phòng quá rộng sẽ lấy mất diện tích của 20 người trong khi chỉ được sử dụng vài giờ mỗi ngày.

Điều cần tránh nhất là thu hẹp lối đi để tăng thêm một vài vị trí ngồi. Khi văn phòng đi vào sử dụng, nhân viên phải kéo ghế, đứng lên, di chuyển giữa các bàn và lấy tài liệu liên tục. Một sơ đồ vừa đủ chỗ nhưng khó di chuyển sẽ nhanh chóng trở nên bất tiện.

2.5 Kết hợp khu làm việc và tiếp khách

Văn phòng thường xuyên gặp khách hàng nên dành khu phía trước cho tiếp khách, còn khu nhân viên đưa về phía trong. Khi đó, khách bước vào sẽ nhìn thấy quầy lễ tân hoặc khu sofa trước tiên thay vì đi thẳng vào bàn làm việc.

Nếu có phòng họp, vị trí hợp lý thường nằm sau khu tiếp khách, luồng di chuyển khi đó khá rõ: khách vào cửa, ngồi chờ hoặc trao đổi tại khu tiếp khách rồi đi vào phòng họp. Khu làm việc của nhân viên nằm phía sau và ít bị ảnh hưởng hơn.

Khu tiếp khách không cần chiếm nhiều diện tích nếu số lượng khách mỗi lần không lớn. Một bộ sofa nhỏ hoặc bàn tiếp khách 4–6 người đã đủ cho nhiều nhu cầu. Phần diện tích còn lại nên dành cho 20 vị trí làm việc và các khu vực phục vụ trực tiếp cho nhân viên.

3. Bố trí 20 chỗ ngồi thế nào để dễ làm việc

Số lượng bàn chỉ là phần đầu của sơ đồ. Vị trí từng bàn mới quyết định văn phòng có thuận tiện hay không.

Những nhóm trao đổi nhiều nên đặt gần nhau. Nhân viên cần tập trung nên tránh khu vực cửa ra vào, máy in hoặc nơi thường xuyên có người đi qua. Bàn quản lý cũng nên đặt ở vị trí dễ trao đổi với nhân viên nhưng không cản luồng di chuyển chung.

Một số nguyên tắc thực tế cần giữ khi bố trí:

Giữa các cụm bàn phải có lối đi rõ ràng, tránh để ghế của hai dãy đối diện nhau quá sát.
Tủ và máy in nên nằm ở rìa khu làm việc, không chiếm vị trí trung tâm.
Ổ điện và đường mạng đi theo sơ đồ bàn, tránh kéo dây ngang lối đi sau khi văn phòng đã hoàn thiện.
Cửa ra vào và cửa phòng họp phải có khoảng mở, không để bàn hoặc tủ chắn ngay phía trước.
Chừa một phần diện tích cho nhân sự tăng thêm nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển dụng.

Một thiết kế văn phòng chuyên nghiệp vì thế cần nhìn cả lúc văn phòng đang hoạt động chứ không chỉ nhìn hình ảnh phối cảnh. Khi nhân viên đứng lên, kéo ghế, lấy tài liệu, trao đổi với đồng nghiệp hay khách hàng đi vào phòng họp, mọi khoảng cách trong sơ đồ đều trở nên rõ ràng.

4. Chọn phương án nào cho mặt bằng?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ cách vận hành hiện tại:

Đặc điểm doanh nghiệp	Cách bố trí nên xem xét
Công việc cần trao đổi liên tục	Các cụm bàn trong không gian chung
Nhiều phòng ban, chức năng rõ ràng	Chia khu theo nhóm hoặc phòng ban
Họp thường xuyên	Dành một khu riêng cho phòng họp
Mặt bằng nhỏ	Ưu tiên chỗ ngồi, lối đi và nội thất sát tường
Gặp khách hàng thường xuyên	Đưa tiếp khách và phòng họp về phía cửa

Một mặt bằng cũng thường kết hợp nhiều cách trên. Chẳng hạn, 20 nhân sự được chia thành các cụm theo phòng ban, phía trước có khu tiếp khách và phía sau khu tiếp khách là phòng họp nhỏ. Cách này vừa giữ được không gian làm việc chung vừa tạo ranh giới rõ giữa khu đối ngoại và khu nội bộ.

Khi thiết kế văn phòng theo cách này, từng món nội thất đều có vị trí và mục đích rõ ràng thay vì mua đủ bàn ghế rồi mới tìm cách sắp xếp.

>>> Bạn nên đọc thêm : Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Cải Tạo Nội Thất Văn Phòng?

5. Lời kết

Thiết kế văn phòng 20 người đẹp và chuyên nghiệp không nằm ở việc sử dụng thật nhiều nội thất hay chia mặt bằng thành thật nhiều phòng. Điều quan trọng hơn là 20 vị trí làm việc được đặt đúng chỗ, các bộ phận ngồi gần nhau theo nhu cầu phối hợp, lối đi không bị cản và khách hàng có khu vực tiếp đón riêng.

Khi mặt bằng đã xác định rõ cách sử dụng, doanh nghiệp mới nên chốt kích thước bàn, kiểu ghế, tủ hồ sơ, vách ngăn, phòng họp và các hạng mục còn lại. Đây cũng là cách để thiết kế văn phòng đẹp nhưng vẫn phục vụ tốt công việc hàng ngày.

Đa Lợi Furniture với hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp, trường học và công trình. Từ mặt bằng thực tế và nhu cầu sử dụng, Đa Lợi xây dựng phương án bố trí, lựa chọn nội thất và triển khai thi công đồng bộ.

Nhận tư vấn và báo giá sản phẩm tốt nhất quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi theo địa chỉ:

Nội Thất Văn Phòng Đa Lợi

Văn Phòng: Số 352 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội
Showroom: Showroom nội thất văn phòng, số 352 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 0967.317.555 – 0917.673.888 – 093.1282.555
Fax: 024.3668 6808

Email: baogia.noithatvanphong@gmail.com